监理信息资料管理的好坏直接反映项目部的信息化水平，是项目管理成功与否的关键之一，为此，特制定本制度。

二、适用范围

适用本公司所有的监理项目

三、制度

a.）项目部负责的资料管理范围有：

1.各级党政机关与本工程监理有关的来文；上级主管部门与本工程监理有关的来文、信函、传真、电子邮件等。

2.监理部产生的公文正文原件、传真件等。

3.有关工程技术来往文件；合同、协议文件；质量、进度、投资、安全控制的文件和纪录等。

4.业主方提供的设计文件、施工合同、采购合同、设备开箱文件、厂家函电等。

5.工程建设监理合同、监理规划、监理实施细则、现场管理制度、各种纪录表式；监理过程产生的各种纪录（监理通知单、工作联系单、停工通知单、设计变更单、监理日志、会议纪要等）。

6.项目部制订的内部管理制度及工作程序等。

7.公司配发和项目部采购的国家法律法规；国家、行业、地方的技术标准（规范、规程、规定等）。

8.公司质量体系文件。

9.计算机软件、电子文档、电子文件等。

b.）项目部的文件和资料管理归口由资料室负责。资料室由信息监理和资料员组成。

c.）资料室管理职责

1．负责管理项目监理全过程形成的各种介质的监理文件、资料和记录。

2．负责监理文件、资料和纪录的收发并根据收发的监理文件、资料和纪录的性质，分类编码存放，登记的内容应包括收发时间、收发单位、文件号、文件或资料名称、专业、编号等。

3．负责监理文件、资料和记录的验证、传递、催收、保管、借阅和查询；负责对受控文件资料的标识、更换和回收，对失效版本文件资料的清理、撤销、标识和隔离。

4．负责定期清理没有存档价值和存查必要的监理文件，其处理清单需经总监理师批准后方可办理。

5．遵守有关保密规定。

d.）外来文件资料控制程序

1．资料室收到外来文件资料后应按文件资料性质分别验证（名称、份数、签署和印章）是否符合规定，是否齐全、完整，然后编码登记、填写文件处理签，交总监或专业监理工程师批示。

2．总监批示的文件资料由资料员送有关监理人员阅知或阅处，阅知人应签名并注明日期；阅处人应签署意见或处理结果并签名和注明日期。

3．传阅文件由传阅人阅后签名并注明日期退回资料室。资料室送达传阅文件时应有登记，传阅人退回文件时应注销。

4．监理人员需借阅文件资料时，应向资料员办理借阅登记手续。如需存留，应报总监或总监代表批准后复印分存，但受控文件资料除外（受控文件资料的管理见公司管理手册）。

5．传阅、处理完成后，由资料员对文件资料进行整理、编码、组卷和保存。

e.）发出文件控制程序

1．监理人员从本专业计算机中调出信息监理预存的应用表式模板，直接打印成文。按本制度规定的发文编码规则编号并注明发放范围。

2．正式发出的文件必须由拟稿人手工签名，报总监审查。文件资料单上有单位盖章栏目时，由总监加盖公章。

3．拟稿人将签发手续齐全的文件资料交资料员登记，资料员按文件资料注明的发放范围复印文件并发送各单位。

f.）施工图纸管理制度：

1．资料员收到施工图后应认真对照清单验证，缺认无误后及时登记入帐并出版“图纸信息”。图纸按专业分类存放，“图纸信息”发各专业组传阅。

2．各专业监理工程师察看“图纸信息”，如有本人分工范围内适用的图纸，应到资料管理员处借阅。

3．资料员在发文（借阅）登记簿上要注明图纸名称、专业、图号、份数、来图日期、借图日期由借图人签字借出。

4．监理人员图纸使用完毕应及时归还，资料员在登记簿上注销。

5．其他人员需临时查阅图纸，资料员可采用借条形式办理借阅手续。
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